Comment organiser un concert ?


Comment organiser un concert ?

Vous êtes une association ou un groupe de personnel et vous souhaitez organiser un concert ou un spectacle dans le cadre d’une œuvre caritative ou de la promotion d’un artiste ? Sachez qu’en suivant les procédures administratives nécessaires, vous pouvez sans doute le faire. Ci-dessous, step by step, vous saurez tout ce qui vous attend en matière d’organisation d’un concert.

Step 1 : Définir la cible du concert

Comme tout événement lucratif, le but est d’avoir le maximum de clients. En matière de concerts et de spectacles, la cible est le public qui va profiter des scènes données par les artistes animateurs. Il convient ainsi d’identifier votre public cible pour mieux rentabiliser les événements à organiser. Selon si vous souhaitez y attirer des jeunes, des adultes ou des enfants, le choix du lieu d’organisation et le profil des artistes à inviter ainsi que le prix des tickets varient. Les groupes de musiciens et tous ceux qui devront assurer le spectacle durant tout le concert doivent être parfaitement sélectionnés. 

Step 2 : Identifier le lieu du concert

Pour organiser un concert ou un spectacle, un vaste choix de lieux existe que ce soit des espaces publiques ou des lieux privés habilités en tant qu’en tant qu’établissement recevant du public (ERP) selon votre budget et selon la portée du concert en termes de spectateurs. Cela est également fonction des démarches administratives à faire. De nombreux bars possèdent des salles assez grandes pour accueillir une petite scène et du matériel de sonorisation. 

Step 3 : Choisir le ou les artistes qui vont animer le concert

Après avoir défini votre public cible et le lieu d’activité, il convient de trouver l’artiste ou groupe de musique à inviter lors de vos événements. Pour un spectacle amateur, vous pouvez faire appel à des artistes bénévoles. Mais vous pouvez également solliciter des artistes professionnels qu’il faut payer. La collaboration avec un artiste professionnel est régie par un contrat de travail. Les démarches obligatoires pour son embauche se font auprès du GUSO. Au cas où il s’agit d’un artiste de notoriété, ce sera son agent ou son producteur qui gère son planning et son contrat. Enfin, il ne faut pas oublier la prise en charge des hébergements, restaurations et déplacements des artistes.

Step 4 : Définir le budget d’organisation du concert

Il est du ressort des organisateurs du concert ou du spectacle de définir le budget d’organisation de l’évènement. A cet effet, un budget prévisionnel permet d’afficher un aperçu des charges (prix de location de salle, logistique, rémunération des artistes ou groupes de musique…) et recettes relatives à l’organisation de toutes les activités de la soirée. 

Step 5 : Faire une déclaration d’organisation de l’événement

Dans le cas où le concert se déroule dans un lieu privé habilité en tant qu’établissement recevant du public (ERP), il suffit de faire une simple déclaration. 

Mais si l’événement est organisé dans un lieu public, ou si l’activité rassemble plus de 1 500 personnes, une autorisation est à demander auprès de la Mairie ou de la Préfecture de Police. La demande d’autorisation fait figurer l’identité de l’organisateur, la date et les horaires de début et de fin du spectacle, le lieu et les sonorisations prévues. La demande d’autorisation est à transmettre à l’autorité au plus tard 1 mois avant la date prévue pour l’activité.

Step 6 : Demander les autorisations spécifiques

Les autorisations spécifiques suivantes peuvent être exigées lors de l’organisation d’un concert :

  • Autorisation pour l’installation d’une buvette ou d’un bar, une licence de débit de boisson à l’appui. Le respect de la règlementation applicable aux débits de boissons notamment en matière d’hygiène et de sécurité en est un critère d’octroi. 
  • Autorisation de diffusion ou d’interprétation des œuvres musicales, à demander auprès de la SACEM, la quittance du paiement des droits de diffusion à l’appui. 
  • Autorisation d’installation d’un chapiteau sur les lieux, une déclaration préalable à l’appui. La déclaration fait figurer le lieu, la date et les horaires du spectacle, ainsi que la capacité d’accueil et les caractéristiques techniques du chapiteau.

Step 7 : Trouver l’assurance risques adéquate

Le choix d’une assurance risques dépend notamment de la taille de l’événement, du nombre de convives envisagé, du budget de l’organisation… Pour une activité de faible ou moyenne envergure, une couverture RCO suffira.

Une assurance Responsabilité Civile Organisateur (RCO)

L’assurance RCO couvre différents types de dommages : corporel, matériel, immatériel, salle de concert, matériel de sonorisation… Artistes, personnel, et même le public peuvent engager votre responsabilité d’organisateur en cas de préjudice subi.

Une couverture « multirisque »

Elle vous offre plus de sécurité. Elle intègre à part la RCO des cautions complémentaires destinées à couvrir vos biens ou le concert lui-même : garanties dommages en cas de vandalisme ou d’incendie, garantie vol, garanties financières en cas d’annulation, garantie individuelle accident…

Step 8 : Penser aux mesures de sécurité

Une association souhaitant organiser un événement doit impérativement assurer la sécurité des lieux, du personnel, des artistes ou groupes de musique, et de l’assistance. Pour qu’une manifestation se déroule en toute sécurité, l’organisateur doit veiller au respect des obligations légales en termes de sécurité événementielle. Parfois, il est nécessaire de faire appel à des experts en sécurité.

Step 9 : Prôner la communication sur le concert

Le but est d’attirer le plus de public possible, la base n’est autre que la communication. N’hésitez pas à faire parler des artistes, du concert et du lieu d’organisation dans les médias. Si le budget le permet, il convient de solliciter le service d’un attaché de presse afin de gérer les images des participants.

Faites part de votre événement sur Internet, par newsletters et sur les réseaux sociaux. Les newsletters forment un très bon canal de communication garantissant que votre association réussira à contacter vos abonnés. Mais l’outil de communication le plus performant est Facebook. Pour y faire la promotion du concert ou du spectacle que vous organiser, vous devez créer un événement, contacter le public autour de la zone et créer et partager l’événement et des publicités sur tout le réseau. 

Sans oublier que tout le déroulement du concert (spectacles, musique, organisation, décoration des lieux, etc.) doivent répondre aux promesses faites par les organisateurs.

Step 10 : avoir un grand sens de l’organisation

Compte tenu des imprévus d’une soirée, il est souvent difficile de gérer tout seul le concert ou le spectacle. Un bon organisateur connait dispatcher les tâches à tout son personnel : ingénieur de son, cuisiner, aide des groupes de musique… Plus la salle du concert est grande et plus les artistes sont nombreux, plus le personnel devra être étoffé.

 


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